OBJETIVIDADE

Comece pelo mais importante.

• Qual é o objetivo de sua comunicação? O que você pretende com ela? O que espera que seu leitor faça ao terminar de lê-la?

• Não deixe as informações mais importantes para o final nem as espalhe pelo texto.

• O primeiro parágrafo é o lugar certo para resumir o essencial da comunicação.

Vá direto ao ponto.

• Evite rodeios. É engano achar que ir diretamente ao assunto é sinônimo de grosseria ou rudeza. Na Comunicação Negocial, quanto mais direto for o texto, maior a eficácia do processo.

• Ao ler uma mensagem assertiva, o leitor terá mais segurança para tomar sua decisão sobre o assunto.

CLAREZA

Use palavras de entendimento geral.

• Evite termos complexos ou técnicos. Os grandes comunicadores usam palavras comuns, o que favorece a compreensão e a empatia (Empatia: tendência para sentir o que sentiria caso estivesse na situação e circunstâncias experimentadas por outra pessoa) entre comunicador e leitor.

Construa frases de fácil leitura.

• Inversões linguísticas e estilo rebuscado podem ser itens valorizados na literatura. Na comunicação de negócios, os excessos estilísticos se transformam em ruído, atrapalhando a compreensão e distanciando o leitor do emissor.

• Não deixe que fiquem dúvidas.

• Muitas vezes as dúvidas são criadas pela falta de precisão nas informações. Ou então por uma abordagem genérica, que tangencia os objetivos da mensagem, mas não os atinge. Algumas pessoas não percebem quando estão deixando dúvidas. Outras deliberadamente usam esse artifício para se esquivar da responsabilidade pelo que escreveram. Quanto maiores forem o engajamento e a clareza das informações, melhores serão os resultados para a organização onde o profissional atua.

• Não pressuponha nada em relação ao seu leitor, pois todo pressuposto atrapalha a comunicação. As pessoas não são obrigadas a saber o que você já sabe. O que é óbvio para você pode não ser para os outros. Explique o detalhe o necessário para que o leitor se posicione em relação à informação. ●